Clôturer un projet, en faire le bilan

Un projet est une aventure qui se vit en équipe, et de même il se clôture en équipe.

Bien entendu le succès doit se fêter. En effet, il ne faut surtout pas rater l'occasion de célébrer la réussite d'un projet, avec l'équipe qui a permis d'atteindre ce succès.

Mais clôturer un projet c'est aussi en faire un bilan. Dans ce bilan on trouvera :

• quelques explications sur les objectifs du projet (pourquoi ce projet, comment s'est il décidé)
• une présentation de son organisation, ses règles, ses valeurs, son ingénierie de pilotage et de réunions
• une présentation de son écosystème, des partenaires et autres intervenants
• un rappel du planning, des jalons importants, du budget
• l'histoire racontée du projet, qui rappelle les étapes importantes, les points les plus marquants de ces étapes
• une évaluation de ce qui fut réalisé, avec une comparaison avec les objectifs initiaux (objectifs, planning, budget)
• et bien sur les axes de capitalisation et les axes de progrès

L'exercice n'est pas seulement académique. Il permet en effet :

• aux membres du projet de présenter ce qui fut fait, ce qui fut bien fait, ce qui fut moins bien fait
• à l'ensemble des acteurs de capitaliser et d'apprendre à partir des enseignements du projet
• de vérifier l'accord de toutes les parties prenantes sur les constats et conclusions.

C'est donc un exercice essentiel, qui doit être soigné dans sa réalisation (le dernier travail d'équipe) et sa présentation.

Par ailleurs, si l'exercice de rédaction/présentation d'un bilan est un acte important pour les acteurs du projet, il est aussi pour les autres, qu'ils aient participé ou non au projet : venir écouter (ou lire) un bilan de projet est toujours une occasion d'apprendre de l'expérience des autres (j'ai d'ailleurs souvent demandé aux Chefs et Directeurs de projets,non seulement de rédiger des bilans, mais aussi d'aller écouter ceux des autres).

Il permet, de plus, pour chacun de clore une phase de vie, de tourner une page, et de passer "à autre chose".

Une année, une équipe, des moments de plaisir, un au revoir

A trois jours du départ, après un an passé ensemble, voici venir l'heure du premier bilan (qui sera présenté plusieurs fois à partir de demain), et du making off (qui restera beaucoup plus confidentiel ...).

Une année, une équipe, des moments de plaisir.

Le plaisir ? Avec eux, quasiment toujours.

Nous avons été une équipe soudée qui a su :

• Se dire les choses positives, et les axes de progrès
• Se serrer les coudes dans les moments difficiles
• Régler les potentiomètres pour ajuster les méthodes de travail et les relations
• Se définir des valeurs, les dire et les respecter  

Cette équipe a su prendre en main le projet, définir une stratégie, tenir bon et la mener à bon port.

Elle a su comprendre les ajustements de stratégie et d’objectifs que j’ai pu proposer au cours de cette année.

Elle a su se fédérer derrière son leader et rester fortement solidaire, toujours, sans faille.

D’une certaine manière le contexte difficile, et le professionnalisme important de cette équipe dans un environnement très challengeant a créé un lien très fort, qui nous a permis d’aller jusqu’au bout, et au-delà, bien au-delà !

J’ai pris un plaisir énorme à les voir évoluer, proposer, prendre des risques et des initiatives, travailler ensemble.

J'ai pris plaisir à les voir faire sans moi, ensemble.

J'ai aussi pris plaisir à les voir comprendre mon retrait progressif, mise en place d'un relai, d'une succession, oblige.

Chaque succès, chaque jalon passé a été un moment fort. Chaque grande journée aussi ! Et il y en a eu !

Et bien sur nous n’avons jamais raté un occasion de célébrer un succès.

Ce n'est qu'un au revoir, certainement pas un adieu. A trois jours du départ, après un an passé ensemble, voici venir l'heure de quelques célébrations, pour se dire à bientôt. 

Cène de silos, scène de silos

Imaginez. Une grande table, un hôte, 14 convives. 15 personnes pour un repas à partager.

L'hôte a défini une règle spéciale, qui dit que chacun doit apporter ses couverts pour pouvoir diner. D'une certaine manière il s'agit de la contribution de chacun au repas, simplement être là et apporter ses couverts.

L’hôte prend la parole et vérifie si les convives disposent tous du matériel nécessaire. C'est bien le cas, chacun a bien apporté ses couverts.

Il fait ensuite le point sur la préparation du diner. Mais hélas il n'est pas prêt, il faut attendre jusqu'à demain, ou se contenter de pain et d'eau.

Il s'agit donc de décider la position à tenir, l'hôte effectue donc un tour de table et demande à chacun de proposer son point de vue :

• Le premier invité dit "Je dispose du matériel, donc je propose de diner".
• Le second, de même, propose de diner, puisque lui est prêt à le faire.
• Et ainsi de suite ....
• Seuls les deux derniers énoncent qu'ils ont bien apporté leur matériel, mais qu'il ne leur sera pas possible de diner, qu'il ne sera possible à personne de diner, puisque le repas n'est pas prêt.

Les convives finissent par se quitter sans diner, après que certains aient essayé de se contenter de pain, malgré tout ....

Irréaliste ? 

La situation professionnelle comparable serait une réunion de jalon important d'un projet. Les contributeurs sont prêts, ils ont bien préparé tout ce qui relevait de leur responsabilité.

Le maître de cérémonie a bien démontré que les différents contributeurs sont prêts, mais il montre aussi que que l'objet du désir (dans cette situation il s'agit du livrable intermédiaire du projet) n'est pas prêt.

Malgré cela tous les contributeurs, sauf les très rares qui ont compris le danger de la situation, proposent néanmoins de passer le jalon, et de démarrer la phase suivante. 

Pourquoi ?

Nous sommes là face à une stratégie de silos (une anti-transversalité donc) Chaque silo peut dire qu'il est prêt et qu'il peut démarrer. Il pourra ensuite dire que le retard ou les problèmes ne sont pas de son fait.

Aucun silo, ou presque, ne se rend compte qu'il n'y a rien à démarrer, puisque le livrable intermédiaire n'est pas prêt ! Chacun est prisonnier des murs dans lequel il s'est enfermé (et protégé aussi).

Silo quand tu nous tiens .....

(re)Lire aussi dans ce blog le billet sur la Transversalité !

(re) Lire aussi le billet sur les Stratégies de confiance et collaboration

Lire aussi et surtout "Lost in management" de F. Dupuy, dans lequel un chapître très intéressant est dédié aux silos.

Engagez vous !

Suite à discussion avec un collègue, m'est revenue cette question que j'avais d'ailleurs posée il y a un an avant de partir en Espagne, "Qu'est ce que l'engagement ?", ou plutôt "L'engagement a-t-il la même signification partout ?".

Histoires ou souvenirs.

La première histoire (vraie) est celle de deux personnes, qui se rencontrent en vacances.

Tous deux sont originaires de notre très beau pays. A l'occasion d'un repas célébrant le 14 Juillet, l'un dit à son nouvel ami "L'année prochaine pour le 14 Juillet nous serons à la maison, viens donc manger chez nous avec ta famille".
Les vacances s'achèvent, le temps fait son office et arrive le 14 Juillet suivant.

La famille invitée traverse la France en voiture est devant la porte tant espérée.
Ding Dong !
L'hote ouvre la porte .... et bien entendu s'étonne (litote), car il avait totalement oublié cette parole, en l'air pour lui, d'or pour son ami.

Ce que l'un avait exprimé, sous l'enthousiasme du moment, et rapidement oublié ensuite, l'autre l'avait pris pour un engagement ferme.
Qui a tort ? Qui a raison ? Personne ! Sans doute auraient ils pu mettre en place un processus de vérification, mais dans la vraie vie on n'en est heureusement pas là !

Au fil de mes projets internationaux j'ai été confronté aux types suivants :

• Ceux qui s'engagent par défaut, qui vous suivent par défaut, et leur loyauté est sans faille. On est bien plus souvent dans ce cas dans un rapport de personne à personne, avec une confiance maximum (qu'il faut savoir donner, et aussi savoir mériter).
• Ceux qui s'engagent sur un objectif, sur un délai et un coût (idéal car dans notre culture projet, c'est bien ce qui est attendu de leur part).
• Ceux qui ne s'engagent pas tant qu'ils n'ont pas tout sécurisé. Tant que le moindre risque subsiste ils repoussent les échéances, ou disent NOGO lors des passages de jalon. Souvent ils repoussent tellement les décisions que le projet finit par mourir, car ayant perdu son sens avec le temps.
• Ceux qui s'engagent surtout sur le chemin, ils présentent ce que le patron ou le client veut se voir présenter, et s'engagent au sens ou ils prennent le chemin qu'ils ont présenté, et ajustent au fur et à mesure (avec ce type d'engagement il faut s'attendre rapidement à l'annonce d'une semaine de retard toutes les semaines).
• Ceux qui engagent surtout leur fournisseurs, et ne servent que de passe-plat (mieux vaut alors travailler directement avec les dits fournisseurs).
• Les spécialistes du "T'as qu'à croire" (ndlr : expression empruntée à l'excellent Roland Meyer). Ceux là vous disent ce qui vous plait, et ne s'engagent qu'à faire ce qui leur plait.
• Ceux qui disent toujours oui .... 
• Il y a aussi les utilisateurs de méthodes dites agiles ou l'engagement va porter sur temps et moyen, et l'objectif se construit de concert (client, fournisseur) au fur et à mesure de l'avancement.

Je crois que la notion d'engagement doit être au moins le fruit d'une culture régionale, et d'une culture d'entreprise. A ceci doit s'additionner les difficultés du projet, le sentiment de maîtrise ...

Qu'en pensez vous ? Comment vous engagez vous ?